El ingeniero compra un repuesto en la ferretería, el mensajero paga un peaje, el maestro de obra adelanta el almuerzo de la cuadrilla. Son gastos de todos los días que salen del bolsillo de tu gente, y casi siempre terminan igual: una factura arrugada en un bolsillo, un mensaje de WhatsApp pidiendo que le devuelvan el dinero y una hoja de cálculo donde nadie sabe bien cuánto se le debe a quién.
Con la nueva suite Equipo, todo eso pasa a vivir en Indesy.
Pedir un reembolso toma un minuto, desde el teléfono
Cualquier persona de tu equipo abre Indesy en su teléfono, toca + Registrar y toma la foto de la factura. La IA lee el proveedor, el NCF, la fecha y los montos, y llena la solicitud por ella. El formulario avanza por tarjetas, paso a paso, para que nadie se pierda en una pantalla larga.
La solicitud queda en su Bandeja, en "Enviadas", y ahí ve en qué va: pendiente, aprobada, rechazada con su motivo o reembolsada. Nadie escribe datos bancarios en el teléfono: esos los completa administración, una sola vez, en la ficha de la persona.
Tú apruebas con tus reglas, desde donde estés
Cada solicitud sigue la política de aprobación de gastos que ya tienes, con las mismas personas, firmas y montos. Y si quieres un camino distinto para los reembolsos, creas una regla "Solo reembolsos a empleados" con sus propios montos y aprobadores.
Quien aprueba lo hace desde el escritorio o desde su teléfono, con la factura a la vista y los datos que la IA leyó, sin tener que pedir más información por otro lado.
Gastos de empleados: cuánto se le debe a cada quien, al día
En Equipo, Gastos de empleados ves cada comprobante, su estado y el saldo pendiente con cada persona. Reembolsas el total o una parte, con su orden de pago, y si una parte no se va a pagar, la condonas dejando el motivo. También manejas viáticos y adjuntas soportes en PDF.
Todo queda en tu contabilidad sin pasarlo a mano: el gasto, el reembolso y el pago, cada uno en su lugar.
Beneficiarios: la ficha de cada persona de tu equipo
Beneficiarios es la ficha de cada persona a quien tu empresa le reembolsa o le paga: nombre, documento, contacto, foto, tipo de contratación y dónde trabaja, sea un proyecto o una oficina. En su perfil ves sus comprobantes, sus reembolsos y cuánto se le ha pagado.
Un beneficiario puede ser de dos tipos:
- Usuario: tiene acceso a Indesy y sigue sus solicitudes desde la aplicación.
- Externo: no entra a Indesy. Es el chofer, el mensajero o el contratista al que le reembolsas, y recibe los avisos por correo o por WhatsApp cuando su comprobante se aprueba, se rechaza o se paga.
Cada plan incluye una cantidad de beneficiarios externos activos. Cuando alguien deja de trabajar contigo, lo desactivas y su lugar queda libre, y su historial se conserva.
Informes de tu equipo
En Informes ya tienes listo el de Reembolsos por beneficiario, y puedes armar los tuyos sobre beneficiarios y reembolsos con los filtros que necesites, para saber dónde se va el dinero que tu gente adelanta por la empresa.
Y esto es solo el comienzo
Equipo nace con Beneficiarios y Gastos de empleados, y próximamente incluirá Nómina, construida sobre las mismas fichas que ya estás creando. Lo que registres hoy de tu gente es la base de lo que viene.
La diferencia
Tu equipo deja de perseguir a administración para que le devuelvan su dinero, y administración deja de perseguir facturas. Cada gasto llega con su comprobante, sigue tus reglas, se paga a tiempo y queda en tus libros, con el rastro completo de quién lo pidió, quién lo aprobó y cuándo se pagó.
La suite Equipo ya está disponible. La encuentras en el menú, en Equipo, y en el teléfono, en + Registrar.